Siksi vaatimus kannattaa kirjoittaa tarjouspyyntöön.
Avasimme suomalaisten kuluttajasivustojen chatbotit ja luimme, mitä ne sanovat itsestään. Luokiteltuja botteja oli 26. Niistä 19 kertoi olevansa tekoäly ja 7 ei kertonut. Luku ei ole rikkomusprosentti, koska ilmoitus voi olla muuallakin kuin botin omassa vastauksessa ja lopullinen arvio vaatii käsitarkistuksen.
Mittaus koskee kuluttajapuolta eikä kilpailutuksiin osallistuvia toimittajia, joten se ei kerro suoraan tarjoajienne tilannetta. Olennaista on hajonta. Osa hoitaa asian ja osa ei, eikä ulkopuolelta voi tietää kumpaan joukkoon oma toimittaja kuuluu. Kun vaatimus on tarjouspyynnössä, jokainen tarjoaja vastaa siihen kirjallisesti, ja vastaus on liitteenä silloin kun sitä tarvitaan.
Katso mittaus ja menetelmä →Liite-pohja (kopioi ja muokkaa)
Malli tarjouspyynnön liitteeksi tai omaksi kohdakseen. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa hankintayksikölle, oma hankintajuristinne sovittaa sanamuodon organisaationne hankintamalliin ja vahvistaa sitovuuden.
Tekoälyjärjestelmää koskeva vaatimus (EU:n tekoälyasetus (EU) 2024/1689) Jos tarjottuun ratkaisuun sisältyy tekoälyjärjestelmä, tarjoajan on liitteessä tai pyydettäessä toimitettava seuraavat tiedot: 1. Kuvaus järjestelmän roolista (tarjoaja vai käyttöönottaja tekoälyasetuksen tarkoittamassa mielessä) ja järjestelmän riskiluokasta. 2. Jos järjestelmä kuuluu korkean riskin luokkaan (Liite III tai Liite I): a) tekninen dokumentaatio (Liite IV) b) EU-vaatimustenmukaisuusvakuutus (47 artikla) c) kuvaus laadunhallintajärjestelmästä (17 artikla) 3. Jos järjestelmä on vuorovaikutuksessa ihmisen kanssa, tuottaa sisältöä tai sisältää syväväärennöksiä: kuvaus läpinäkyvyysvelvoitteiden (50 artikla) täyttämisestä (mm. ilmoitusteksti käyttöliittymässä). 4. Edellä mainitut asiakirjat on toimitettava viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista, ja niiden on oltava tilaajan saatavilla koko sopimuskauden ajan. Tilaaja pidättää oikeuden pyytää täydennystä, jos toimitettu dokumentaatio ei kata edellä mainittuja kohtia.
Mihin kohtaan tarjouspyyntöä tämä menee?
Pohja on tekninen apuväline. Oma hankintajuristinne päättää, tuleeko siitä soveltuvuusvaatimus, vähimmäisvaatimus vai sopimusehto, koska se ratkaisee, mitä puuttuva vastaus tarkoittaa.
Julkiset hankinnat ilmoitetaan Hilmassa, ja tarjouspyynnön liitteet tulevat samaa reittiä. Pohja on oma liitteensä tai oma kohtansa, jotta siihen voi viitata kysymyksissä ja vastauksissa.
Vähimmäisvaatimus sulkee tarjoajan pois, jos vastaus puuttuu. Se on vahva keino, ja sitä kannattaa käyttää vasta kun tiedätte, että markkinalla on riittävästi tarjoajia, jotka pystyvät vastaamaan.
Kohta 4 sitoo dokumentaation koko sopimuskaudeksi. Ilman sitä saatte paperit kerran ja jäätte ilman niitä silloin, kun järjestelmä on muuttunut ja tarvitsette ne oikeasti.
Pienhankinnassa ei ole Hilma-ilmoitusta, mutta sama teksti käy sähköpostitse lähetettävään tarjouspyyntöön sellaisenaan. Velvoite ei katso hankinnan kokoa.
Vastaukset tulivat. Mitä niistä katsotaan?
Vaatimus tuottaa liitteitä, ja liitteet pitää osata lukea. Nämä neljä erottavat vastauksen, jonka takana on työtä, siitä, jossa on oikeat sanat.
Kelvollinen vastaus kertoo, miksi järjestelmä on tai ei ole korkean riskin, ja viittaa liitteen III kohtaan. Pelkkä ”ei ole korkean riskin” on väite ilman perustetta, ja jos tarjoaja nojaa 6(3)-poikkeukseen, perustelut on kirjattava ennen markkinoille saattamista.
Tarjoaja ja käyttöönottaja ovat eri rooleja eri velvoitteineen. Jos toimittaja myy teille järjestelmän omalla nimellään, se on tarjoaja, vaikka malli olisi ostettu muualta. Väärä rooli vastauksessa kertoo, ettei asetusta ole luettu.
15 artikla vaatii mitatun ja ilmoitetun tarkkuustason sekä sen rajat. ”Toimii hyvin” ei ole tarkkuustaso. Ilmoitettu luku on tarjoajan sitova lupaus, ja siksi sen antaminen erottaa vakavan toimittajan.
Korkean riskin järjestelmät rekisteröidään EU:n julkiseen tietokantaan (71 artikla). Kun rekisteröinnit ovat alkaneet, puuttuva rekisteröinti on hankinnassa selkeä varoitusmerkki, jonka näette ilman että kysytte tarjoajalta mitään.
Taustaksi jokaisesta kohdasta on oma oppaansa. Luokittelu (6 artikla), roolit (25 artikla), tarkkuus (15 artikla) ja .
Kilpailutus vaatii dokumentaation nyt?
Hankintayksikkönä voit myös pyytää toimittajan sivuston chatin barometrin seuraavaan ajoon ja nähdä itse, mitä botti sanoo itsestään. Se on ilmaista eikä vaadi toimittajalta mitään.
Räätälöity liite omaan hankintamalliinne onnistuu myös, tuki@pkai.fi